Kata, Antizipation, Projektmanagement, Sinnklang, Endanwender, Key User

Die Antizipation als Kata

Was wir von den Kampfkünsten im Projektmanagement lernen können.

Wer sich mit Kampfsport und Kampfkunst beschäftigt, stößt früher oder später auf den Begriff der Kata. Das Wort Kata bedeutet „Form, Stil oder Haltung“, aber auch „Vorschrift, Muster, Abdruck, Schablone“.
Die Kata ist eine Übungsfolge, die der Schüler in der Regel alleine absolviert. Dabei absolviert er eine festgelegte Abfolge von Angriffs- und Verteidigungstechniken gegen einen oder mehrere Gegner – selten werden Katas mit einem Partner durchgeführt, zum Beispiel im Judo. Das Praktizieren von Katas dient mehreren Zielen:

  • Dem Verinnerlichen der Bewegungsabläufe auf körperlicher und geistiger Ebene.
  • Der Disziplin des Schülers, denn er muss nicht nur die Techniken perfekt beherrschen, sondern auch die Formen perfekt vollenden, da er zum Beispiel im Karate stern- oder H-förmige Formen laufen muss.
  • Der Schulung der Reflexe.
  • Der geistigen und spirituellen Sammlung.

Es überrascht nicht, dass eine Kultur wie die japanische, in der ein Mensch, der aufgeregt und hektisch auf sein Umfeld reagiert, schnell sein Ansehen, also sein Gesicht verliert, solche Übungen in die Vermittlung von so komplexen Bewegungskünsten wie den Kampfkünsten integriert.
Wer wie ich das Glück hatte bei einem koreanischen Sensei (wörtlich: „früher geboren“, „Meister, Lehrer, Doktor“) zu trainieren, der wird schnell feststellen, dass es nicht reicht, eine Technik zu erlernen und zu hoffen, dass die richtige Ausführung einem ein Lob einbringt. Mein Sensei hat mir unzählige Male gesagt, mein Kopf „sei zu schwer“. Was er damit meinte, war: wenn es mir gelang die Technik korrekt auszuführen, dann waren meine Gedanken nur auf die Technik gerichtet, was mir das eine oder andere Mal heftige Stürze einbrachte, denn leider hatte ich vor lauter Technik meine Deckung, mein Umfeld und meinen sicheren Stand vernachlässigt, sodass der kleinste Stoß mich zum Umkippen brachte. Mein Sensei verlangte nichts weniger als eine perfekte Ausführung der Technik bei gleichzeitiger Wachsamkeit meinem Umfeld gegenüber und der Fähigkeit, den nächsten Schritt meines Gegners korrekt zu antizipieren. Wenn Sie einmal einen echten Meister gesehen haben, dann werden Sie feststellen, dass es diesen auf vermeintlich wundersame Weise immer gelingt, Ihren Gegnern mindestens einen Schritt voraus zu sein. Heute bedauere ich oft, dass ich meinen Meister viel zu jung kennengelernt habe und damals gar nicht goutieren konnte, was er mir wirklich über geistige Übung vermitteln wollte.
Dennoch habe ich mir viele dieser Prinzipien zu eigen gemacht, was sich zugunsten meiner Qualität ausgewirkt hat.

Antizipation ist keine Simulation

Antizipieren bedeutet vorwegnehmen. Es ist keine Simulation und keine Projektion, sondern das konsequente Fortführen oder „zu Ende Denken“ dessen, was geschieht, wenn man die Schritte in einem Vorhaben bis in die letzte Konsequenz fortführt. Aber Vorsicht: So wenig wie man Symptome und Auslöser mit Ursachen verwechseln darf, so gefährlich ist es, Antizipation mit Simulation oder „Was-wäre-wenn-Szenarien“ zu verwechseln. Antizipation bedeutet, die Wechselwirkungen von Rahmenbedingungen, Aktion und Reaktion zu betrachten und mögliche Hemmnisse frühzeitig zu erkennen.

Gezielte Antizipation als Projektmanagementtechnik

Ich liebe Projekte. Sehr zum Leidwesen mancher ungeduldiger Auftraggeber verbeiße ich mich, wenn es nottut, so lange in ein Thema, von dem ich schon sehr früh weiß, dass es eskalieren muss, wenn nicht entsprechende Vorsorgemaßnahmen getroffen werden, bis mein armer Kunde endlich den kleinen Hebel umlegt, den es manchmal nur erfordert, um Schäden zu vermeiden. Jetzt darf man an dieser Stelle sicherlich fragen, wieso ich schon früher weiß, was mein Kunde nicht sieht. Erstens ist es mein Job, die Dinge zu sehen, die mein Kunde nicht sieht. Zweitens: 60% kommen aus den Erfahrungen in vielen Projekten und Know-how („Projektkata“), 20% sind einfach nur gesunder Menschenverstand und 20% sind die aufmerksame Beobachtung und Analyse der Gegebenheiten des Kunden und die Antizipation dessen, was wohl geschehen mag, wenn bestimmte Grundlagen nicht von Anfang an geschaffen oder Unsinn nicht unterbunden wird.
In seinem Buch „Die fünf Ringe“ beschreibt beschreibt Miyamoto Musashi so meisterhaft wie kaum ein Anderer, worauf es ankommt:
„Der Blick auf den Gegner im Gefecht sei umfassend und offen. Man unterscheidet den durchdringenden und den wahrnehmenden Blick. Der durchdringende Blick braucht viel, der wahrnehmende wenig Kraft. In der Kampfkunst kommt es vor allem darauf an, Fernes so deutlich zu sehen, als wäre es nah, und Nahes mit prüfendem Abstand zu schauen. Das Schwert des Gegners bis auf den Grund zu erkennen und sich nicht durch äußere Bewegungen des Schwertes ablenken zu lassen – das ist wichtig. Darum musst du dich bemühen. Dein Blick sei der gleiche im Einzelkampf wie in der Schlacht. Behalte beide Seiten rechts und links im Blick, ohne die Augäpfel zu bewegen. Aber das beherrscht man nicht von heute auf morgen. Also übe und lerne wohl.“
Ich muss mir nicht die Mühe machen, ein Szenario zu Ende zu denken, wenn es auf Sand gebaut ist. Will ein Unternehmen mit denselben Mitarbeitern ein fünftes Projekt anschieben, mit denen er bereits vier anspruchsvolle Projekte durchführt, dann werde ich die Hand heben, weil er unkontrollierbare Risiken auf der Ressourcenseite eingeht. (Das habe ich mir nicht ausgedacht, es ist der reale Irrsinn!)

Antizipation erfordert Ruhe und Abstand

In komplexen Projekten, die über mehrere Kontinente hinweg laufen müssen, die einem sportlichen Plan unterworfen sind, die ein hohes Maß an Abhängigkeiten von Faktoren aufweisen, über die sie keine Kontrolle haben, lohnt es sich allerdings immer, sich die Zeit für ein wenig Antizipation zu nehmen.
Dafür müssen einige Voraussetzungen geschaffen werden. Zunächst müssen Rahmenbedingungen und harte Faktoren wie Zeit, Geld, Ressourcen gegen Ziele und Aufwände gelegt werden. Das schafft den Boden, auf dem die geistige Saat ausgebracht wird. Als Nächstes gilt es, sich vom linearen Denken eines Projektplans zu lösen und Szenarien zu entwickeln.
Vor allem aber muss man sich in eine gesunde Distanz zu seinen Ideen bringen und sich die Ruhe nehmen, das ganze Bild zu sehen.
Und dann heißt es: denken, Bilder malen, denken und Bilder malen, also alle entscheidenden Züge im Projekt durchlaufen und gezielt nach den Fehlern im Plan suchen, und zwar nach den Faktoren, die keiner gesehen, an die keiner gedacht hat. Es ist manchmal ganz erstaunlich, auf welche einfachen Dinge man mit herkömmlichen Techniken nicht kommt.

Ein kleines Beispiel:

Das Szenario: Im Rahmen eines globalen Softwareprojektes antizipiert das Projektteam den Verlauf des Projektes aus Anwendersicht.
So entstand in einer intensiven auf dem kritischen Pfad konzentrierten Sitzung ein „Supportloch“. Wir hatten zwar viel Energie in die schnelle und flächendeckende Implementierung bei einer globalen Softwareeinführung gesteckt, aber als wir das Thema „Bedürfnisse der Anwender“ zu Ende dachten, wurde uns schnell klar, dass wir viel früher mit Antworten im Benutzersupport aufwarten mussten, als es der klassische Projektplan abbildete. Support kommt nach dem Go live und unser Plan war richtig, aber eigentlich mussten wir in unserem Szenario schon viel früher Supportstrukturen einführen und einüben, als es der Plan vorsah, und zwar aus einem Grund: die Key User, die noch nicht live gegangen waren, brauchten Zugriff auf die Supportstrukturen, um für sie neue Prozesse schneller zu verinnerlichen und auf ihre Bedürfnisse anzupassen.
Wie gesagt: Aus Sicht eines klassischen Projektmanagements war alles in Ordnung. Aus Sicht der Anwender wäre es das sicherlich nicht gewesen. Unsere Antizipation des Projektes aus der Sicht der Anwender motivierte uns, die Einführung des Helpdesks unter einer erweiterten Fragestellung zu betrachten. Und das ging nur, indem wir die Perspektive wechselten und das Projekt aus Sicht der Key User und Endanwender antizipierten. Dabei zeigte sich, dass wir viele der Fragen, die zwangsläufig aufkommen mussten, viel früher strukturiert vorwegnehmen und beantworten mussten.
Es ist fast unnötig, aber die Erfahrung in der Praxis zeigt, dass es trotzdem gut ist, es zu erwähnen: Wenn Ihr Projekt von vorneherein auf falschen oder unsauberen Annahmen beruht, wenn Sie keine klaren Vorstellungen davon haben, wie Ihr Unternehmen, Ihr Markt, Ihre Kundenbeziehungen nach Ihrem Projekt aussehen sollen, dann verwenden Sie ihre Zeit viel besser darauf, Ihr Vorhaben umfassend zu beschreiben, als sich den Kopf über die Kata der Antizipation zu zerbrechen.
Bildnachweis: eisprinz007 / photocase.de

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