timing, Projektplanung, Rhythmus, Projekte erfolgreich machen

Gutes Timing? Schlechtes Timing?

Einige Denkfallen rund um das Timing in Projekten.

„Wir hatten einfach ein schlechtes Timing…“

Diesen Satz hörte ich neulich als Erklärung für Dinge, die nicht funktionieren. Irgendwie ist der Satz in meinem Kopf hängen geblieben. In der Rubrik „Sätze, die ich irgendwann hinterfragen muss.“ Das spukte er herum und wartete auf seine Wiederholung. Gestern, Bundesliga. Der Sportjournalist kommentiert einen fehlgeschlagenen Angriff mit den Worten: „Manchmal stimmt das Timing, manchmal stimmt es nicht, Pech gehabt.“ Aha, denke ich, Konnotation: Schlechtes Timing heißt auch Pech. Hm. Und ich dachte, dass schlechtes Timing eher auf Fehler in der Planung schließen lässt. Kurz nachgedacht: Der Fußballprofi wird sich eher weniger auf das Glück und vielleicht eher auf das Training verlassen und durch Wiederholung seine Ergebnisse im guten Timing verbessern. Immer wieder den Sprint machen, in den Laufweg des Mitspielers passen, die Kommunikation miteinander einüben, den richtigen Zeitpunkt des Abspiels finden. Also vielleicht weniger Glück und viel mehr Übung, Talent, langweilige Wiederholungen. Dabei fällt mir ein, dass der Unterschied zwischen einem Meister und einem Schüler ist, dass der Meister schon häufiger gescheitert ist, als der der Schüler geübt hat.
Ja, schon besser. Jetzt muss ich mal kurz innehalten und fragen: Was ist für ein gutes Timing in Projekten entscheidend? Was ist gutes Timing und was ist es nicht?
Was ist Timing? Timing ist die zeitliche Abstimmung von Ereignissen. Planung hingegen ist die Aneinanderreihung von Aufgaben unter der Berücksichtigung von Dauer, Umfang und Abhängigkeiten. Bei der Planung ist also entscheidend, dass etwas geschieht, während es für das Timing entscheidend ist, wann etwas geschieht.
Und obwohl es eigentlich so einfach scheint, ist es doch nicht so leicht, ein gutes Timing in Projekten zu erreichen.
Im Folgenden möchte ich einige Faktoren und Denkfallen benennen, die dazu führen können, dass aus guter Planung schlechtes Timing wird.

Planung muss vollständig sein.

Es klingt trivial, aber leider ist es das nicht. Eine Planung sollte nicht nur die Arbeitsaufwände berücksichtigen, die für das unmittelbare Erzielen des Ergebnisses relevant sind, sondern auch die Overhead-, Administrations-und Dokumentationsaufwände. Diese sind die am meisten unterschätzen Aufwände, ohne die es aber auch nicht wirklich weitergeht. Unvollständigkeit in der Planung resultiert fast zwangsläufig in schlechtem Timing.
Eine vollständige Planung schützt nicht vor schlechtem Timing! Eine Anekdote aus der Praxis. Ich hatte einmal eine Projektoptimierung (von Turnaround konnte man bei so wenig Sand im Getriebe nicht sprechen), in der ich den besten Planer aller Zeiten kennenlernte. Der Projektleiter hatte eine beeindruckende Fähigkeit, Aufwände zu planen, den Plan zu strukturieren, selbst für Laien lesbar zu machen und nebenbei war er ein exzellenter Projektcontroller. Das Einzige, das er nicht so gut konnte, war das berühmte People Management. So hatte er zwar alle Workshops wunderbar geplant, Vor- und Nachbereitungszeiten gut kalkuliert, aber leider plante er an den Bedürfnissen vorbei. Er hatte alle Workshoptermine in Zeitfenster gelegt, die für die Teams aufgrund der Besonderheiten der Arbeitszeitenplanung die schlechtesten Zeiten überhaupt waren. Erst als er anfing zu verstehen, dass eine gute Planung auf dem Papier nicht ausreicht, sondern dass auch die Bedürfnisse und Zeitplanungen der Teilnehmer zu berücksichtigen sind, gelang es ihm, das Timing zu verbessern. Er verlegte seine Workshops in die für die Adressaten richtigen Zeitfenster und schon war die Quelle der Blockadehaltung eliminiert.

Planung muss fortlaufend und iterativ sein – Timing ist die Kunst, die Gunst der Stunde zu erkennen und zu nutzen.

Planung ist keine einmalige Aufgabe, die man danach ad acta legen kann. Eine Planung muss atmen, laufend aktualisiert werden, stets auf dem neuesten Stand sein. Die Aktualisierungszyklen müssen dem Projekt/Produkt/Projektgegenstand, dem Umfang und der Komplexität Rechnung tragen. Wird ein Projektplan zu häufig angepasst, dann leidet die Nachvollziehbarkeit. Wird ein Plan zu selten aktualisiert, dann hinkt er permanent hinter der Realität hinterher.
Der Planungsprozess ist zyklisch und iterativ. Timing hingegen ist rhythmisch. Rhythmus ist eine wesentliche Komponente von Timing. Analysiert man Projekte und hat man genügend Masse für den Vergleich, so ist Eines augenfällig: Jedes Projekt hat eigene Zyklen und Rhythmen. Diese Zyklen und Rhythmen sind hauptsächlich durch den Projekttyp definiert. Eine Softwareeinführung hat andere Zyklen und Rhythmen als eine Strategieumsetzung. Wer seine Meilensteine und Termine im Einklang mit dem Rhythmus seines Projektes plant, der hat nicht nur formal richtig geplant, sondern tut die Dinge auch zur rechten Zeit. Wieso hat Rhythmus so eine Bedeutung? (Ok, hören Sie einfach mal einen Musiker, der das Timing beherrscht, gehen Sie auf eine Jamsession von richtig guten Jazzmusikern. Da werden Sie Timing par excellence erleben).
sinnklang, timing, musik, rhythmus, projektmanagement

Wann tue ich was? Die entscheidende Frage für ein gutes Timing.

Kaum ein Thema ist so schwer zu timen wie Schulungen. Deswegen ist Schulung ein so wunderbares Beispiel für gutes oder schlechtes Timing. Schult man zu früh, dann geht bis zur Praxisanwendung zu viel Zeit ins Land und das Wissen ist weg, wenn es in die Anwendung gebracht werden soll. Schult man zu spät, dann fehlt die Zeit für die Assimilation des Wissens.
Einer der häufigsten Gründe für geringe Benutzerakzeptanz in Projekten ist überspitzt formuliert nicht die schlechte Implementierung, sondern unzureichende, nicht zielgruppengerechte oder schlecht getimte Trainings und Kommunikationspläne.

Lebenszyklen und Reaktionszeiten

Gehen wir in das richtige, schmerzhafte Leben, wie es jederzeit zuschlagen kann. Das schlimmste Beispiel für schlechte Planung und schlechtes Timing ist Folgendes:
Ein Unternehmen plant eine massive Umstrukturierung. Das Unternehmen ist von jahrelanger Stabilität geprägt. Aber ein Strukturwandel des Marktes und ein hoher Ergebnisdruck seitens der Unternehmenseigner erfordern massive Veränderungen. Was tut die Unternehmensleitung? Sie kündigt ihren Mitarbeitern an, dass im Rahmen der Umstrukturierung innerhalb der kommenden Wochen Abfindungsangebote an einen Teil der Belegschaft gehen werden. Dummerweise folgt in den folgenden acht (!) Monaten keinerlei Folgekommunikation an die Belegschaft. Nun liegt es in der Natur der Sache, dass die Besten in solchen Momenten immer zuerst gehen, denn die finden immer einen Arbeitgeber, der bereit ist, seine Menschen nicht nur zu bezahlen, sondern auch zu wertschätzen. Zurück zum Timing: Diese Ankündigung erfolgte zeitgleich mit der Veröffentlichung der Zahlen. Die Zahlen waren überdurchschnittlich gut. Durch ein schlechtes, weil nicht abgestimmtes Timing, wurde also ein Signal gesendet, das verheerender nicht hätte sein können. Parallel dazu folgten der Ankündigung keine Taten – was die Gerüchte noch wilder wuchern ließ. Was haben die Mitarbeiter daraus gemacht? Nun, das überlasse ich Ihrer Fantasie, aber Sie können sicher sein, dass es nichts Gutes war.
Merke: Wenn Du willst, dass Deine Leistungsträger gehen, dann kündigst Du Entlassungen an – und wartest, was geschieht.

Timing erfordert den Blick auf das Ganze

Die Geschichte ist voll von Biografien, die ihrer Zeit voraus waren und daran gescheitert sind und ebenso voll von Biografien, die den rechten Moment verpasst haben.
Faktoren für ein gutes Timing in Projekten sind eher diejenigen, die das große Ganze betrachten – im Gegensatz zur Planung, die auf die Details achtet.

Faktoren, die das Timing von Projekten verbessern oder verschlechtern.

  • Der Zeitpunkt, wann ein Projekt startet. Legen Sie Ihren Projektbeginn in Zeiten, die im Unternehmen nicht ausgerechnet Peakzeiten sind. Wenn Sie es nicht vermeiden können, dass Ihr Projekt in klassische Stresszeiten wie saisonale Spitzen, Jahresabschlüsse, oder während anderer kritischer Zeiten startet, dann sorgen Sie vor: Sichern Sie ab, dass Ihr Top Management dem Projekt die hoffentlich gerechtfertigte Priorität gibt – und die Ressourcen, die Sie benötigen.
  • Der Zeitpunkt, wann Sie Ihr Projekt ankündigen. Hier gilt: Zu früh und zu wenig Information ist genauso schlecht wie zu spät und zu viel Information.
  • Beachten Sie globale Ereignisse innerhalb oder außerhalb des Unternehmens. Die Deutschen neigen leider dazu, eine einmal getroffene Entscheidung nicht gerne zu revidieren, selbst wenn es für alle besser wäre. (Hügel 17 muss gehalten werden, koste es, was es will!). Wenn der Start Ihres Großprojektes mitten in eine Fusion oder eine Akquisition geplant wird, dann gibt es gute Chancen, dass dieses Timing ein schlechtes ist! Wenn Ihr Vorhaben wirklich wichtig ist, sollte Qualität vorgehen. Halten Sie keine Position, die Sie nur unter Verlusten verteidigen können.
  • Wenn ein guter Teil Ihres Projektteams bereits in Projekten steckt oder gerade ein Projekt abgeschlossen hat, dann ist oft die „Projektluft“ raus. Tun Sie sich dann einen Gefallen, wenn Sie Ihren Projektstart auf die Woche nach dem Ende anderer Projekte legen oder ein weiteres Projekt auf die bereits vollen Tische legen? Wahrscheinlich nicht. Dennoch geschieht genau das.
  • Kommunikation und Information: Sie wollen, dass Ihre Zielgruppe gut informiert ist. Gut. Denken Sie darüber nach, wann und in welcher Form Sie Informationen verteilen. Keine Kommunikation ist schlimmer als schlechte Kommunikation. Allerdings erhöhen Sie Ihre Chancen, wenn Sie sich intensiv damit auseinandersetzen, wann und wie oft Ihre Adressaten informiert werden wollen und müssen. Auch hier gibt es gute und schlechte Zeitpunkte und Verteilkanäle. Neben der inhaltlichen Qualität spielt es bei Informationsverteilung tatsächlich eine Rolle, wann eine Information rausgeht. Denken Sie an den Rhythmus Ihres Unternehmens. Dieser ist bestimmt durch Arbeitszeiten, Schichtsysteme, Zeitfenster, in denen Sie Auslandsgeschäfte betreuen und weitere Faktoren. Versenden Ihre Informationen im Rhythmus des Unternehmens.
  • Management Support: Gute Manager haben ein Feeling für Timing, das aus Erfahrung und Klugheit in menschlichen Dingen entsteht. Scheuen Sie sich nicht, Ihren Management Sponsor zurate zu ziehen, um Ihr Timing zu optimieren.

Mein Fazit: Timing ist viel weniger Zufall oder Glück, als man meint. Grundlage für ein gutes Timing ist eine stimmige Planung. Gutes Timing ist das Produkt geistiger Beweglichkeit, guter Beobachtung und Analyse – und natürlich auch der Bereitschaft, sich auf die Bedürfnisse der anderen einzulassen.
Bildnachweise: David-W- / photocase.de

melancholie / photocase.de

Share on LinkedInTweet about this on TwitterGoogle+Share on FacebookPrint this pageEmail to someone

2 Gedanken zu “Gutes Timing? Schlechtes Timing?

  1. Pingback: #5 - Mythos: Mit vielen Zusatzaufgaben geht's schneller mit der Karriere - Amtsschimmel

  2. Wieder einmal ein sehr gelungener Artikel! Die Begriffe Planung und Timing wurden hervorragend dargestellt und differenziert.
    Ich möchte gerne ergänzen, dass das Timing einen Perspektivwechsel erfordert. in dem erwähnten „Blick auf das Ganze“ steckt dieser drin. Viele werden jetzt sagen, dass bei der Planung auch der Blick auf das Ganze nötig ist. Dies stimmt auch. Allerdings ist beim Timing das Ganze etwas größer zu sehen. Er beinhaltet nämlich auch das Projektumfeld.
    Dieser Blick nach außen fällt oft schwer, was allerdings auch nicht verwunderlich ist. Bei der Planung gilt es darauf zu achten, nicht zu vergessen und alle Abhängigkeiten zwischen den Aufgaben im Auge zu behalten. Der Blick ist somit auf die Aufgaben, also nach innen gerichtet. Beim Timing gilt es darauf zu achten, wie die Aufgaben nach außen wirken. Hierzu ist die Perspektive zu wechseln. Gerade in IT-Projekten fällt dies so manchem IT-Projektleiter schwer.

    Nochmals vielen Dank für den tollen Artikel,
    Andreas Bungert

Schreibe einen Kommentar

Deine E-Mail-Adresse wird nicht veröffentlicht. Erforderliche Felder sind mit * markiert.

Blue Captcha Image Refresh

*