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Fit für den Lenkungsausschuss: Teil 2 – Über Marschbefehle und Feldzüge – oder warum es wichtig ist, wo Absurdistan liegt.

Warum Projekte wie militärische Feldzüge sind und was man bei der Vorbereitung beachten muss.

„Es hat noch nie einen langwierigen Krieg gegeben, der einem Land Nutzen gebracht hätte.“

Sun Zi (Die Kunst des Krieges)

Liebe Leser, jetzt geht es schon gleich mit „wissen müssen“ los. Fangen wir mit bitteren Wahrheiten an, die Sie kennen sollten:
Projekte scheitern immer am Anfang!
Das Einzige, was bei diesem Satz fehlt, ist folgende Ergänzung: Sie scheitern bereits vor ihrem Beginn (das ist nicht der Anfang, der ist viel früher). Dummerweise haben Projekte eine unangenehme Eigenart: Die Betroffenen merken erst zum Ende, also meist im letzten Drittel, dass ihr Projekt gescheitert ist oder besser gesagt: erst dann, wenn sich das Scheitern in Form von Nichterfüllung, Budget- oder Zeitüberschreitung, Akzeptanzproblemen oder bei Software an Systemstillständen bemerkbar macht. Woran liegt das?
Ich habe ein kleines Bild für Sie, das mir immer hilft, meinen Kunden die Theorie in konkrete Bilder zu übersetzen.
Projekte sind wie militärische Feldzüge.
Projektmanagement kommt natürlich aus der militärischen Anwendung. Wenn Sie wie ich ein Faible für Militärgeschichte und Strategie haben, dann haben Sie auch schon festgestellt, dass alle großen militärischen Anführer eines gemeinsam hatten: Sie hatten neben genialen strategischen Fähigkeiten ein beeindruckendes Organisationstalent oder aber ein Team von Organisationsexperten um sich.
Wenn Sie ein Projektteam auf einen Auftrag ansetzen, dann stellen Sie sich einfach vor, dass Sie Folgendes sagen:
Wir wollen, dass Sie innerhalb von 135 Tagen Absurdistan erobern.
Das ist natürlich nicht ausreichend, um einen Feldzug erfolgreich auszustatten. Sie haben natürlich eine Route, eine Nachschubplanung und die von Ihnen benötigten Truppen definiert. Sie wissen, ob und wann Sie die Infanterie, die Artillerie oder die Kavallerie einsetzen wollen. Außerdem wissen Sie, welche Nachschubwege sie benötigen und mit wie viel Gepäck Ihre Truppen marschieren müssen und ob Sie eventuell mit einer längeren Belagerung rechnen müssen. Sie denken natürlich auch über Rahmenbedingungen nach. (Denken Sie daran, dass Napoleon vom russischen Winter besiegt wurde!)
Interessanterweise stelle ich immer wieder fest, dass dies in der Praxis nicht beherzigt wird. Das bedeutet: Es werden Projektteams losgeschickt, die entweder keinen konkreten Projektauftrag haben, oder aber das Ziel beziehungsweise der Umfang ändert sich mit Fortschreiten des Projektes schrittweise. Es ist ein himmelweiter Unterschied, ob Sie jemanden den Auftrag erteilen „die Städte im Westen zu erobern“ oder ob Sie sagen: „Ich möchte, dass meine Truppen Absurdistan innerhalb von 90 Tagen erobern, indem sie alle militärischen Stützpunkte und die Hauptstadt unter ihre Kontrolle bringen.“
Im wirklichen Leben erlebe ich Folgendes:
Die Truppen werden mit dem Auftrag losgeschickt, Absurdistan zu erobern, das irgendwo im Westen liegt.
Während die Truppen marschieren und schon unterwegs sind, wird der ehemals einfache Auftrag immer komplexer.
Getreu dem Motto: „Wo Ihr schon dabei seid, könntet Ihr einen kleinen Umweg über den äußersten Süden machen, da hat uns der Stamm der Schrumpelschlümpfe schon immer gestört. Und wenn Ihr sowieso nach Süden marschiert (Merken Sie es? Aus Westen wurde Süden…), dann baut doch noch in jedem Ort, der über keine eigene Wasserversorgung verfügt, einen Brunnen.“
Was als schnelle Intervention begann, wird immer langsamer, das Marschgepäck wird immer schwerer, die Wahrscheinlichkeit, dass Ihre kämpfende Truppe das Ziel nicht erreicht, wächst.
Kommt Ihnen das bekannt vor? Das macht nichts – es liegt in der Natur von Projekten, dass sie gerne ein Eigenleben entwickeln und wachsen. Sie lesen diesen Blog, weil Sie gerne wissen wollen, was Sie als Führungskraft beherzigen müssen, damit Ihre Projekte nicht scheitern.
Und damit das gelingt, werde ich Ihnen im nächsten Teil den Sinn von Projektphasen und einer methodischen Herangehensweise vermitteln. Die Checklisten sollen Ihnen dabei helfen, Ihr Vorhaben besser einzuschätzen.
Teil III hat den Titel: Projektphasen? Wieso denn Projektphasen? So einen Quatsch brauchen wir nicht!
Bildnachweis: Scylares/photocase.com

Den ersten Teil dieser Serie finden Sie Hier:
„Fit für den Lenkungsausschuss Teil 1: Wieso und wann Sie die Flughöhe regeln sollten.“

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