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Fit für den Lenkungsausschuss: Teil 4. Wenn wir das gewusst hätten, dann hätten wir alles anders gemacht.

Eine Gesundheitscheckliste für Projekte

Wie bereits in vorhergegangenen Artikeln zum Thema beschrieben, scheitern Projekte am Anfang. Damit Sie ein Gefühl für Symptome und die wichtigsten möglichen Ursachen entwickeln, habe ich eine kleine Übersicht erstellt, die Ihnen die Abhängigkeiten verdeutlicht.
Hilfe, wir halten unser Budget oder unseren Zeitplan nicht!
Mögliche Ursachen:

  • Projektziele und oder Umfänge nicht ausreichend spezifiziert.
  • Controlling Mechanismen unzureichend definiert oder implementiert.
  • Unzureichende Rollenklärung des Lenkungsausschusses oder des Projektleiters beziehungsweise des Projektteams (Rechte und Pflichten).
  • IT-Projekte: Prozesskomponente unzureichend integriert oder Anforderung unzureichend eingegrenzt, fehlende Prozesssicht, schwaches oder fehlendes Organisationskonzept.

Verortet in folgenden Phasen:

  • Projektkonzeption
  • Projektplanungsphase
  • Analyse- oder Designphase

Hilfe, unsere Systeme spinnen! Probleme auf der Datenebene, Schnittstellenprobleme, „Datensalat“ insbesondere bei unternehmenskritischen Systemen wie ERP und ähnlichen Planungs- und Steuerungssystemen, die Kernprozesse stützen.
Mögliche Ursachen:

  • Fehlendes Masterdatenkonzept.
  • Fehlendes Betriebskonzept, das kritische Anwendungen in die Systemlandschaft eingliedert.
  • Fehlende Prozessbereinigung und / oder der organisatorische Regelungen – vor allem bei Schnittstellenproblemen.
  • Fehlendes oder unzureichendes Datenübernahmekonzept.
  • Projekt wurde als IT-Projekt und nicht als Businessprojekt geführt
  • Verortet in folgenden Phasen:

    • Konzeptionsphase
    • Planungsphase
    • Analyse- oder Designphase

    Hilfe, wir haben Akzeptanzprobleme!
    Ich kann es nicht oft genug sagen: Ein System ohne Benutzerakzeptanz ist ein totes System.
    Mögliche Ursachen:

    • Fehlender Prozess- und Benutzerbezug
    • Fehlendes oder unzureichendes Change Management: Endanwender wurden nicht frühzeitig eingebunden.
    • Anforderung unsauber, Anforderungsmanagement.
    • Fokus auf Features statt auf Abläufe und Prozessunterstützung.
    • Fehlende Anwenderbetreuung vor, im und nach dem Go-live.
    • Fehlende oder unzureichende Schulungsplanung und oder schwaches oder fehlendes Supportkonzept für Endanwender.

    Verortet in folgenden Phasen:

    • Projektkonzeptionsphase
    • Projektplanungsphase
    • Analyse- oder Designphase

    Und weil die berühmten „falschen Freunde“ so verlockend daherkommen, möchte ich Ihnen einige Gedanken an die Hand geben, die Ihnen helfen, Ihre Vorhaben besser einzuordnen. Dafür muss ich einige Irrtümer ausräumen, die sich vor allem im Umfeld von IT-Projekten sehr zum Nachteil von Unternehmen eingeschlichen haben. Daran ist die Branche natürlich nicht ganz unschuldig, aber es geht hier Gott sei Dank nicht um Schuld.
    1. Die wenigsten „IT-Projekte“ sind IT-Projekte.
    Dies gilt insbesondere für alle Software-Einführungen, die Ihre Kernprozesse stützen. Stichworte sind SAP, ERP, Produktionsplanung- und Steuerung und ähnliche. Wo SAP draufsteht, ist Prozessorientierung drin. Ob eine Anwendung unternehmenskritisch ist, hängt von Ihrem Geschäft ab und das können nur Sie (als Führungskräfte) wissen.
    Dies bedeutet, dass Sie insbesondere bei Ablösung oder Neueinführung von solchen Systemen Ihre Prozesse und Ihre Organisation im Blick haben sollten. Besonders anfällig sind mittelständische Unternehmen, die häufig unterschätzen, dass solche Systeme tief in den Vernetzungsgrad ihrer Prozesslandschaft und damit ihrer Unternehmensbereiche oder Abteilungen eingreifen.
    Planen Sie eine Prozessanalyse ein. Rechnen Sie damit, dass Sie die unsichtbaren Demarkationslinien zwischen Abteilungen und Bereichen auflösen müssen, um mit Systemen erfolgreich zu sein, die Sie in durchgängige und standardisierte Prozesse „zwingen“.
    Bedenken Sie, dass sich im Unternehmen Verantwortlichkeiten und Regelwerke ändern, wenn Sie solche Systeme einführen. Nehmen Sie sich die Zeit, diese Veränderungen zu beschreiben und zu beziffern.
    Prozesse und die zugehörigen organisatorischen Regelungen gehören in das Hoheitsgebiet des Business und nicht in die IT.
    Sie müssen dafür kein IT-Experte sein, sondern Sie bewegen sich auf dem sicheren Terrain Ihres Kerngeschäftes – und das ist in den seltensten Fällen die IT. IT follows business.
    2. Behalten Sie Ihre Wertschöpfungskette im Blick
    Systeme tun für Sie nur das, was Sie definiert haben. Sie stützen Ihre Abläufe. Ihr Unternehmen hat einen Zweck und dem muss das System dienen. Eliminieren Sie vor allem im Initialprojekt alle Anforderungen, die diesem Zweck nicht dienen. Auch dafür müssen Sie kein IT-Experte sein. Less is more.
    3. Ihr wichtigstes Kapital sind Menschen und Daten
    Märkte, Kunden und Produkte können sich ändern. Ihre Menschen bleiben hoffentlich lange in Ihrem Unternehmen. Es hat keinen Zweck, an den Mitarbeitern „vorbei“ zu planen. Am Ende müssen Menschen umsetzen, was Sie entschieden haben. Wenn diese nicht befähigt sind, nutzt Ihnen das neue System nur wenig. Selbst, wenn ein Projekt durchgeführt werden muss, weil es notwendig ist, sollten Sie lieber mit als gegen ihre Menschen arbeiten.
    Die Zahl, die ich Ihnen jetzt nenne, wird Sie erschrecken. In den meisten Unternehmen liegt die Datenqualität unter 50%. Das mag harmlos klingen, aber das ist es nicht. Je nach Branche gibt es Daten, die man zwingend braucht, um am Markt erfolgreich zu sein. Dafür benötigen Sie eine Datenqualität und eine Datenorganisation. Das ist immer Aufgabe der Fachbereiche. Die IT hat „nur“ die Funktion, diese Daten verfügbar zu machen, zu sichern und Funktionen bereitzustellen, die Sie in Ihren Bemühungen um Qualität stützen.
    Nehmen Sie sich frühzeitig Ihre Datenlandschaft vor. Achten Sie vor allem auf Masterdaten. Das sind zum Beispiel: Stammdaten wie Debitoren, Kreditoren, Produktdaten und kritische Bewegungsdaten wie Angebots- und Auftragsdaten und alles, was für die Abwicklung Ihrer unternehmerischen Tätigkeit wichtig ist. Bedenken Sie außerdem, dass Datenbereinigungen Zeit kosten und zusätzlich zum Tagesgeschäft geleistet werden müssen. Begin with the end in mind.
    Zu einem solchen Konzept gehören (Business-) Entscheidungen: Wer ist zu welchem Thema die Quelle der Wahrheit? Welches System führt zu welchem Thema?
    Die gute Nachricht ist: auch diese Entscheidung verlangt keine IT-Kenntnisse, sondern Führungskräfte, die ausgeruht auf das eigene Geschäft schauen.
    Eine Neueinführung oder Systemablösung bietet Ihnen die Gelegenheit, Ihre Kernthemen (neu) zu bewerten. Wo steht das Unternehmen bezüglich: Organisation, Abläufe, Daten?
    Es wird Sie erstaunen, aber in IT-Projekten ist dieser Prozess viel einfacher, weil Sie mit greifbaren Dingen arbeiten.
    In Projekten, die keinen Systembezug haben, stehen Sie vor viel „weicheren“ Fragestellungen, die Sie nichtsdestoweniger auch am Anfang abfragen und klären sollten. Die Fragen sind inhaltlich anders gestaltet, aber sie sollten gestellt werden.
    Und das, liebe Führungskräfte, tun Sie am besten mit den Menschen, die Ihnen dazu die besten Auskünfte erteilen können – wenn Sie diese nur abfragen. Das sind Ihre Mitarbeiter.
    Und wie sie jetzt hoffentlich sehen, tun Sie diese Dinge besser am Anfang. Dann müssen Sie auch am Ende nicht streiten, nicht rechten und nicht klagen. „Wenn wir das gewusst hätten, dann hätten wir alles anders gemacht.“

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